รู้จัก Procurement Platform ตัวช่วยของงานจัดซื้อ - Xtends
Last updated: 12 พ.ย. 2567 | 400 จำนวนผู้เข้าชม |
ทำความรู้จัก Procurement Platform ตัวช่วยของงานจัดซื้อ
ภาพจาก: https://www.sutisoft.com/blog/how-does-online-procurement-software-make-requisitioning-easier/
ในปัจจุบันนี้ งานจัดซื้อหรือกระบวนการจัดซื้อ (Procurement Process) ยังคงเป็นเรื่องที่ท้าทายสำหรับหลายองค์กร อันเนื่องมาจากปัจจัยต่างๆ ที่ทำให้การจัดซื้อนั้นมีความซับซ้อนและมีความเสี่ยงสูง ไม่ว่าจะเป็นการที่มีข้อมูลอยู่จำนวนมากและกระจัดกระจาย กระบวนการขั้นตอนต่างๆ ที่ช้าและมีความยุ่งยาก หรือแม้กระทั่งในเรื่องของการติดตามและตรวจสอบความโปร่งใส
ในยุคแห่งดิจิทัลที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วได้มีการนำเครื่องมือทางเทคโนโลยีที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง หรือ Procurement Platform มาใช้เพื่ออำนวยความสะดวกทั้งในด้านการจัดการข้อมูล การเพิ่มความโปร่งใส และการลดข้อผิดพลาด โดย Procurement Platform สามารถแบ่งได้เป็นหลายประเภท ดังนี้
- e-Procurement Platforms
ภาพจาก: https://simfoni.com/eprocurement/
e-Procurement Platforms คือ แพลตฟอร์มการจัดซื้อแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยจัดการตั้งแต่กระบวนการขอเสนอราคา (RFQ/RFP) การเจรจาต่อรอง การสั่งซื้อ ไปจนถึงการชำระเงิน
องค์กรขนาดใหญ่มักเผชิญกับการจัดซื้อที่มีข้อมูลมากมาย ทั้งข้อมูลของซัพพลายเออร์ ข้อมูลการสั่งซื้อ ประวัติการสั่งซื้อ และการชำระเงิน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้มักถูกจัดเก็บในรูปแบบที่แตกต่างกันและกระจัดกระจายอยู่ในระบบหรือเอกสารต่าง ๆ การใช้ e-Procurement Platforms จะช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้โดยการรวบรวมข้อมูลทุกอย่างให้อยู่ในระบบเดียว ทำให้การจัดการข้อมูลเป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำมากยิ่งขึ้น
- Spend Management Software
ภาพจาก: https://www.sutisoft.com/spend-management-software/
Spend Management Software เป็นระบบที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยองค์กรในการจัดการและควบคุมการใช้จ่ายให้เป็นไปตามงบประมาณที่กำหนด เนื่องจากกระบวนการจัดซื้อในองค์กรมักเผชิญกับปัญหาการควบคุมงบประมาณอย่างไม่เป็นระบบ เพราะขาดข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับการใช้จ่ายของแต่ละแผนก การประเมินราคาที่ไม่แม่นยำ และการทำสัญญาที่ไม่สอดคล้องกับความต้องการ ส่งผลให้เกิดการใช้จ่ายเกินความจำเป็น การใช้ Spend Management Software จะช่วยให้สามารถมองเห็นภาพรวมการใช้จ่ายในทุกระดับขององค์กรได้อย่างชัดเจน ทำให้ควบคุมและวางแผนการใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น อีกทั้งยังช่วยลดการสิ้นเปลืองจากการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น และเพิ่มความสามารถในการจัดการงบประมาณอย่างเป็นระบบได้อีกด้วย
- Supplier Management Systems
ภาพจาก: https://www.qualityze.com/supplier-quality-management
Supplier Management Systems เป็นระบบที่ช่วยให้การบริหารจัดการซัพพลายเออร์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบ จะเห็นได้ว่าในปัจจุบันองค์กรหลายแห่งมักทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์จำนวนมาก ซึ่งนำไปสู่ปัญหาในการตรวจสอบความน่าเชื่อถือและการติดตามประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์แต่ละรายที่ค่อนข้างซับซ้อน อีกทั้งการเจรจาต่อรองราคากับซัพพลายเออร์ที่ต่างกันก็ใช้ระยะเวลาและทรัพยากรพอสมควร การใช้ Supplier Management Systems จะช่วยให้บริษัทสามารถจัดการข้อมูลซัพพลายเออร์ได้อย่างเป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็นการติดตามประสิทธิภาพ การจัดการสัญญา หรือการตรวจสอบความเสี่ยง ทำให้ง่ายต่อการเลือกซัพพลายเออร์ที่มีคุณภาพให้กับองค์กรและลดความเสี่ยงในการทำงานร่วมกัน
- Contract Management Software
แน่นอนว่าการทำสัญญากับซัพพลายเออร์ในหลาย ๆ กรณีอาจเกิดข้อผิดพลาดในการจัดการ เช่น การละเลยเงื่อนไขสำคัญของสัญญา หรือการไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไขการชำระเงินที่ระบุไว้ ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดปัญหาทางกฎหมายหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม Contract Management Software ช่วยให้การจัดการสัญญาเป็นระบบ โดยมีการแจ้งเตือนเมื่อถึงเวลาต้องดำเนินการ เช่น การต่อสัญญาหรือการตรวจสอบเงื่อนไข ทำให้การจัดการสัญญาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยงจากการละเมิดเงื่อนไขสัญญา
- Procure-to-Pay (P2P) Systems
ภาพจาก: https://www.glassprocurementconsulting.com/resources/how-to-implement-a-procure-to-pay-p2p-system
Procure-to-Pay (P2P) Systems คือ ระบบที่รวมการจัดการตั้งแต่กระบวนการสั่งซื้อ (Procure) ไปจนถึงการชำระเงิน (Pay) โดยในระบบจัดซื้อแบบดั้งเดิม กระบวนการตั้งแต่การขอเสนอราคา การอนุมัติ การสั่งซื้อ และการชำระเงินมักจะใช้เวลานาน เนื่องจากมีหลายขั้นตอนที่ต้องทำด้วยมือ เช่น การส่งอีเมลเพื่อขออนุมัติ หรือการกรอกข้อมูลเอกสารจำนวนมาก ทำให้การจัดซื้อใช้เวลามากเกินความจำเป็น การนำ Procure-to-Pay (P2P) Systems เข้ามาใช้จะช่วยทำให้ขั้นตอนเหล่านี้สามารถดำเนินได้อย่างอัตโนมัติ
- e-Auction Tools
ภาพจาก: https://www.goodfirms.co/auction-software/blog/best-free-open-source-auction-software
e-Auction Tools เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการประมูลออนไลน์ โดยองค์กรสามารถเปิดโอกาสให้ซัพพลายเออร์ทำการเสนอราคาแข่งขันกันเพื่อลดต้นทุน การจัดหาซัพพลายเออร์นั้นนับว่าเป็นหนึ่งในความท้าทายสำหรับงานจัดซื้อ ด้วยความยุ่งยากที่องค์กรต้องเผชิญ ทั้งจากการที่ซัพพลายเออร์หลายรายเสนอราคาที่แตกต่างกันและคุณภาพสินค้าที่ไม่เหมือนกัน นอกจากนี้การเจรจาราคากับซัพพลายเออร์นั้นก็ต้องใช้ระยะเวลาและทักษะในการต่อรอง และบางครั้งในกระบวนการเสนอราคามักมีความเสี่ยงเรื่องการไม่โปร่งใส e-Auction Tools ทำให้การเสนอราคาของซัพพลายเออร์เป็นไปอย่างโปร่งใส โดยทุกฝ่ายสามารถเห็นกระบวนการเสนอราคาในแบบเรียลไทม์ มีโอกาสเสนอราคาได้อย่างเท่าเทียม
- Supplier Risk Management Tools
- Inventory and Stock Management Software
อีกปัญหาหนึ่งที่มักพบในกระบวนการจัดซื้อ คือ การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory) และการบริหารสต็อก (Stock Management) ที่ไม่สอดคล้องกับความต้องการหรือกระบวนการผลิต ส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการผลิตและเพิ่มต้นทุนที่ไม่จำเป็น การใช้ Inventory and Stock Management Software จึงมีบทบาทสำคัญในการช่วยบริหารจัดการสินค้าคงคลังและสต็อกสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบนี้ช่วยให้สามารถติดตาม ตรวจสอบ และวางแผนการสั่งซื้อสินค้าได้อย่างเป็นระบบ ลดความเสี่ยงในการขาดแคลนหรือมีสินค้าส่วนเกิน ช่วยให้องค์กรสามารถลดต้นทุนในการจัดเก็บและการจัดการคลังสินค้า อีกทั้งยังช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นมากยิ่งขึ้น
- Analytics and Reporting Tools
ภาพจาก: https://stackby.com/blog/8-free-paid-google-analytics-reporting-tools-including-ga4/
Analytics and Reporting Tools คือ เครื่องมือการวิเคราะห์ข้อมูลและสร้างรายงานอย่างละเอียดและเป็นระบบ เพื่อให้สามารถนำข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้นมาใช้ในการตัดสินใจเรื่องการจัดซื้อได้อย่างถูกต้องและชัดเจน
ในกระบวนการจัดซื้อ หากมีการใช้ข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนหรือล้าสมัย อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการตัดสินใจ เช่น การอิงข้อมูลที่ไม่เป็นปัจจุบัน ซึ่งทำให้ไม่สามารถเจรจาต่อรองราคาหรือวางแผนการจัดซื้อได้อย่างเหมาะสม การใช้ Analytics and Reporting Tools จึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะช่วยให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลในแบบเรียลไทม์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ผู้ใช้สามารถนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ในการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ส่งผลให้การจัดซื้อเป็นไปตามแผนที่วางไว้
- Blockchain Technology for Procurement
ภาพจาก: https://www.linkedin.com/pulse/benefits-blockchain-technology-procurement-esraa-ouda
Blockchain Technology for Procurement เป็นเทคโนโลยีบล็อกเชนที่ถูกนำมาใช้เพื่อเพิ่มความโปร่งใสและความปลอดภัยในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านการติดตามสินค้าตั้งแต่ต้นทางจนถึงปลายทาง เช่น IBM Blockchain for Supply Chain และ Provenance ช่วยให้ทุกขั้นตอนของกระบวนการจัดซื้อสามารถถูกบันทึกและตรวจสอบได้อย่างแม่นยำ
การขาดความโปร่งใสใน Supply Chain มักนำไปสู่ความล่าช้า ค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้น และความเสี่ยงในการทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ที่ไม่น่าเชื่อถือ Blockchain Technology เป็นระบบที่เก็บข้อมูลแบบกระจายศูนย์ที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ง่าย เมื่อข้อมูลการทำธุรกรรมถูกบันทึกลงในบล็อกเชน จะเป็นข้อมูลที่มีการเข้ารหัสและสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา ทำให้ทุกฝ่ายในกระบวนการจัดซื้อมั่นใจได้ว่าข้อมูลเป็นจริงและถูกต้อง