รู้จัก Procurement Platform ตัวช่วยของงานจัดซื้อ - Xtends

ทำความรู้จัก Procurement Platform ตัวช่วยของงานจัดซื้อ

ภาพจาก: https://www.sutisoft.com/blog/how-does-online-procurement-software-make-requisitioning-easier/

               ในปัจจุบันนี้ งานจัดซื้อหรือกระบวนการจัดซื้อ (Procurement Process) ยังคงเป็นเรื่องที่ท้าทายสำหรับหลายองค์กร อันเนื่องมาจากปัจจัยต่างๆ ที่ทำให้การจัดซื้อนั้นมีความซับซ้อนและมีความเสี่ยงสูง ไม่ว่าจะเป็นการที่มีข้อมูลอยู่จำนวนมากและกระจัดกระจาย กระบวนการขั้นตอนต่างๆ ที่ช้าและมีความยุ่งยาก หรือแม้กระทั่งในเรื่องของการติดตามและตรวจสอบความโปร่งใส

               ในยุคแห่งดิจิทัลที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วได้มีการนำเครื่องมือทางเทคโนโลยีที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง หรือ Procurement Platform มาใช้เพื่ออำนวยความสะดวกทั้งในด้านการจัดการข้อมูล การเพิ่มความโปร่งใส และการลดข้อผิดพลาด โดย Procurement Platform สามารถแบ่งได้เป็นหลายประเภท ดังนี้

• e-Procurement Platforms

 ภาพจาก: https://simfoni.com/eprocurement/

               e-Procurement Platforms คือ แพลตฟอร์มการจัดซื้อแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยจัดการตั้งแต่กระบวนการขอเสนอราคา (RFQ/RFP) การเจรจาต่อรอง การสั่งซื้อ ไปจนถึงการชำระเงิน

               องค์กรขนาดใหญ่มักเผชิญกับการจัดซื้อที่มีข้อมูลมากมาย ทั้งข้อมูลของซัพพลายเออร์ ข้อมูลการสั่งซื้อ ประวัติการสั่งซื้อ และการชำระเงิน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้มักถูกจัดเก็บในรูปแบบที่แตกต่างกันและกระจัดกระจายอยู่ในระบบหรือเอกสารต่าง ๆ การใช้ e-Procurement Platforms จะช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้โดยการรวบรวมข้อมูลทุกอย่างให้อยู่ในระบบเดียว ทำให้การจัดการข้อมูลเป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำมากยิ่งขึ้น

• Spend Management Software

 ภาพจาก: https://www.sutisoft.com/spend-management-software/

               Spend Management Software เป็นระบบที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยองค์กรในการจัดการและควบคุมการใช้จ่ายให้เป็นไปตามงบประมาณที่กำหนด เนื่องจากกระบวนการจัดซื้อในองค์กรมักเผชิญกับปัญหาการควบคุมงบประมาณอย่างไม่เป็นระบบ เพราะขาดข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับการใช้จ่ายของแต่ละแผนก การประเมินราคาที่ไม่แม่นยำ และการทำสัญญาที่ไม่สอดคล้องกับความต้องการ ส่งผลให้เกิดการใช้จ่ายเกินความจำเป็น การใช้ Spend Management Software จะช่วยให้สามารถมองเห็นภาพรวมการใช้จ่ายในทุกระดับขององค์กรได้อย่างชัดเจน ทำให้ควบคุมและวางแผนการใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น อีกทั้งยังช่วยลดการสิ้นเปลืองจากการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น และเพิ่มความสามารถในการจัดการงบประมาณอย่างเป็นระบบได้อีกด้วย

• Supplier Management Systems

 ภาพจาก: https://www.qualityze.com/supplier-quality-management

               Supplier Management Systems เป็นระบบที่ช่วยให้การบริหารจัดการซัพพลายเออร์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบ จะเห็นได้ว่าในปัจจุบันองค์กรหลายแห่งมักทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์จำนวนมาก ซึ่งนำไปสู่ปัญหาในการตรวจสอบความน่าเชื่อถือและการติดตามประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์แต่ละรายที่ค่อนข้างซับซ้อน อีกทั้งการเจรจาต่อรองราคากับซัพพลายเออร์ที่ต่างกันก็ใช้ระยะเวลาและทรัพยากรพอสมควร การใช้ Supplier Management Systems จะช่วยให้บริษัทสามารถจัดการข้อมูลซัพพลายเออร์ได้อย่างเป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็นการติดตามประสิทธิภาพ การจัดการสัญญา หรือการตรวจสอบความเสี่ยง ทำให้ง่ายต่อการเลือกซัพพลายเออร์ที่มีคุณภาพให้กับองค์กรและลดความเสี่ยงในการทำงานร่วมกัน

• Contract Management Software

• Procure-to-Pay (P2P) Systems

               Procure-to-Pay (P2P) Systems คือ ระบบที่รวมการจัดการตั้งแต่กระบวนการสั่งซื้อ (Procure) ไปจนถึงการชำระเงิน (Pay) โดยในระบบจัดซื้อแบบดั้งเดิม กระบวนการตั้งแต่การขอเสนอราคา การอนุมัติ การสั่งซื้อ และการชำระเงินมักจะใช้เวลานาน เนื่องจากมีหลายขั้นตอนที่ต้องทำด้วยมือ เช่น การส่งอีเมลเพื่อขออนุมัติ หรือการกรอกข้อมูลเอกสารจำนวนมาก ทำให้การจัดซื้อใช้เวลามากเกินความจำเป็น การนำ Procure-to-Pay (P2P) Systems เข้ามาใช้จะช่วยทำให้ขั้นตอนเหล่านี้สามารถดำเนินได้อย่างอัตโนมัติ 

•  e-Auction Tools
  

ภาพจาก: https://www.goodfirms.co/auction-software/blog/best-free-open-source-auction-software

               e-Auction Tools เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการประมูลออนไลน์ โดยองค์กรสามารถเปิดโอกาสให้ซัพพลายเออร์ทำการเสนอราคาแข่งขันกันเพื่อลดต้นทุน การจัดหาซัพพลายเออร์นั้นนับว่าเป็นหนึ่งในความท้าทายสำหรับงานจัดซื้อ ด้วยความยุ่งยากที่องค์กรต้องเผชิญ ทั้งจากการที่ซัพพลายเออร์หลายรายเสนอราคาที่แตกต่างกันและคุณภาพสินค้าที่ไม่เหมือนกัน นอกจากนี้การเจรจาราคากับซัพพลายเออร์นั้นก็ต้องใช้ระยะเวลาและทักษะในการต่อรอง และบางครั้งในกระบวนการเสนอราคามักมีความเสี่ยงเรื่องการไม่โปร่งใส e-Auction Tools ทำให้การเสนอราคาของซัพพลายเออร์เป็นไปอย่างโปร่งใส โดยทุกฝ่ายสามารถเห็นกระบวนการเสนอราคาในแบบเรียลไทม์ มีโอกาสเสนอราคาได้อย่างเท่าเทียม

• Supplier Risk Management Tools

• Inventory and Stock Management Software

• Analytics and Reporting Tools

ภาพจาก: https://stackby.com/blog/8-free-paid-google-analytics-reporting-tools-including-ga4/

               Analytics and Reporting Tools คือ เครื่องมือการวิเคราะห์ข้อมูลและสร้างรายงานอย่างละเอียดและเป็นระบบ เพื่อให้สามารถนำข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้นมาใช้ในการตัดสินใจเรื่องการจัดซื้อได้อย่างถูกต้องและชัดเจน
               ในกระบวนการจัดซื้อ หากมีการใช้ข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนหรือล้าสมัย อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการตัดสินใจ เช่น การอิงข้อมูลที่ไม่เป็นปัจจุบัน ซึ่งทำให้ไม่สามารถเจรจาต่อรองราคาหรือวางแผนการจัดซื้อได้อย่างเหมาะสม การใช้ Analytics and Reporting Tools จึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะช่วยให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลในแบบเรียลไทม์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ผู้ใช้สามารถนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ในการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ส่งผลให้การจัดซื้อเป็นไปตามแผนที่วางไว้

• Blockchain Technology for Procurement

ภาพจาก: https://www.linkedin.com/pulse/benefits-blockchain-technology-procurement-esraa-ouda

               Blockchain Technology for Procurement เป็นเทคโนโลยีบล็อกเชนที่ถูกนำมาใช้เพื่อเพิ่มความโปร่งใสและความปลอดภัยในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านการติดตามสินค้าตั้งแต่ต้นทางจนถึงปลายทาง เช่น IBM Blockchain for Supply Chain และ Provenance ช่วยให้ทุกขั้นตอนของกระบวนการจัดซื้อสามารถถูกบันทึกและตรวจสอบได้อย่างแม่นยำ
               การขาดความโปร่งใสใน Supply Chain มักนำไปสู่ความล่าช้า ค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้น และความเสี่ยงในการทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ที่ไม่น่าเชื่อถือ Blockchain Technology เป็นระบบที่เก็บข้อมูลแบบกระจายศูนย์ที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ง่าย เมื่อข้อมูลการทำธุรกรรมถูกบันทึกลงในบล็อกเชน จะเป็นข้อมูลที่มีการเข้ารหัสและสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา ทำให้ทุกฝ่ายในกระบวนการจัดซื้อมั่นใจได้ว่าข้อมูลเป็นจริงและถูกต้อง