5 ตัวช่วยลดระยะเวลาการวางบิลและติดตามหนี้ - Xtends

5 ตัวช่วยลดระยะเวลาการวางบิลและติดตามหนี้

ภาพจาก: https://happay.com/blog/wp-content/uploads/sites/12/2023/09/accounts-receivables.webp

               หนึ่งในปัญหาสำคัญในการจัดการบัญชีลูกหนี้ (Account Receivable) ที่มักจะพบเจอคือปัญหาในการวางบิลและการติดตามหนี้ เนื่องด้วยขั้นตอนการวางบิลซึ่งเป็นขั้นตอนที่มักจะใช้ระยะเวลาในการตรวจสอบค่อนข้างนาน และการจัดการเอกสารที่ซับซ้อน ปัญหาเหล่านี้ทำให้การจัดการบัญชีลูกหนี้ยากขึ้น หากไม่มีระบบที่มีประสิทธิภาพเพียงพอในการจัดเก็บข้อมูลและพฤติกรรมลูกค้าที่สามารถนำมาวิเคราะห์และเชื่อมโยงเพื่อช่วยในการวางบิลและติดตามหนี้

               นี่คือ 5 ตัวช่วยที่จะเข้ามาช่วยลดระยะเวลาในกระบวนการวางบิลและติดตามหนี้ ทำให้การจัดการบัญชีลูกหนี้เป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. ซอฟต์แวร์การวางบิล (Invoicing Software)

               ซอฟต์แวร์การวางบิล (Invoicing Software) คือ เครื่องมือที่ช่วยองค์กรหรือธุรกิจในการจัดการและออกใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลให้กับลูกค้าแบบอัตโนมัติ โดยมุ่งเน้นให้กระบวนการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินมีความรวดเร็ว ถูกต้อง และเป็นระบบมากขึ้น ซอฟต์แวร์นี้ช่วยลดขั้นตอนที่ซับซ้อนและลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในการทำงาน โดยฟีเจอร์หลักของซอฟต์แวร์การวางบิลมีดังนี้

• การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ
  ช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าได้โดยอัตโนมัติ รวมถึงปรับรูปแบบใบแจ้งหนี้ตามความต้องการ
• การติดตามสถานะของการชำระเงิน
  ช่วยติดตามสถานะของใบแจ้งหนี้ เช่น ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ, ใบแจ้งหนี้ที่ครบกำหนดชำระ หรือใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการชำระแล้ว
• การจัดการข้อมูลลูกค้า
  บันทึกข้อมูลลูกค้า เช่น ข้อมูลการติดต่อ ประวัติการซื้อ-ขาย และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการวางบิล
• การคำนวณภาษีและส่วนลด
  คำนวณภาษี เช่น VAT และส่วนลดที่อาจมีในใบแจ้งหนี้ เพื่อให้ข้อมูลในใบแจ้งหนี้มีความถูกต้องและครบถ้วน
• การรวมเข้ากับระบบบัญชี
  เชื่อมโยงข้อมูลการวางบิลกับระบบบัญชีขององค์กร เพื่อให้การจัดการการเงินเป็นระบบและสอดคล้องกัน
• การรายงานและการวิเคราะห์ข้อมูล
  ให้ข้อมูลรายงานเกี่ยวกับการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ รวมถึงการวิเคราะห์ประสิทธิภาพของการเรียกเก็บเงิน

2. ระบบติดตามหนี้อัตโนมัติ (Automated Accounts Receivable)

ภาพจาก: https://www.growfin.ai/blog/why-automate-accounts-receivable-process

               ระบบติดตามหนี้อัตโนมัติ (Automated Accounts Receivable) คือ ระบบซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับการจัดการและติดตามสถานะการชำระหนี้ของลูกค้าในธุรกิจหรือองค์กร ทำให้กระบวนการติดตามหนี้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำมากขึ้น ลดการพึ่งพาแรงงานมนุษย์ในกระบวนการติดตาม โดยฟีเจอร์หลักของระบบติดตามหนี้อัตโนมัติมีดังนี้

• การแจ้งเตือนอัตโนมัติ
  ระบบสามารถตั้งค่าเพื่อแจ้งเตือนลูกค้าก่อนถึงกำหนดและเมื่อครบกำหนดชำระหนี้ ผ่านช่องทางอีเมล, SMS หรือระบบโทรอัตโนมัติ ช่วยให้ลูกค้าทราบสถานะและวันครบกำหนดชำระอย่างชัดเจน
• การติดตามสถานะหนี้อย่างเป็นระบบ
  ระบบสามารถติดตามสถานะหนี้ได้ต่อเนื่อง โดยแสดงข้อมูลเช่น ชำระแล้ว, ชำระบางส่วน, หนี้ค้างชำระ และหนี้ที่เลยกำหนดชำระ ทำให้ทีมงานฝ่ายบัญชีสามารถวางแผนการติดตามหนี้ได้สะดวกขึ้น
• การจัดการและติดตามการชำระเงิน
  ระบบนี้สามารถเชื่อมต่อกับระบบการชำระเงินที่หลากหลาย เช่น บัตรเครดิต, ธนาคาร หรือการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้สามารถบันทึกและตรวจสอบการชำระเงินของลูกค้าได้แบบเรียลไทม์
• การวิเคราะห์และรายงาน
  ระบบสามารถสร้างรายงานการติดตามหนี้และการชำระเงิน ซึ่งสามารถนำมาวิเคราะห์และติดตามได้ง่ายขึ้น เช่น การดูภาพรวมของลูกหนี้ที่ค้างชำระ การคาดการณ์กระแสเงินสด รวมถึงการประเมินความเสี่ยงของการชำระหนี้
• การตั้งค่าการติดตาม
  ระบบช่วยให้สามารถตั้งค่าการติดตามหนี้ตามความต้องการ เช่น กำหนดรอบการแจ้งเตือน, ช่องทางติดต่อ และระดับความเข้มงวดในการติดตามให้สอดคล้องกับนโยบายของธุรกิจ

3. เครื่องมือวิเคราะห์เครดิต (Credit Analysis Tools)

ภาพจาก: https://www.freepik.com/free-photos-vectors/credit-management

               เครื่องมือวิเคราะห์เครดิต (Credit Analysis Tools) คือ ซอฟต์แวร์หรือระบบที่ช่วยองค์กรประเมินสถานะเครดิตและความสามารถในการชำระหนี้ของลูกค้า เครื่องมือนี้รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน ประวัติการชำระเงิน และปัจจัยอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การประเมินความน่าเชื่อถือและความเสี่ยงของลูกค้าเป็นไปอย่างแม่นยำ ช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการให้สินเชื่อหรือเงื่อนไขการชำระเงิน โดยฟีเจอร์หลักของเครื่องมือวิเคราะห์เครดิตมีดังนี้

• การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลเครดิต
  เครื่องมือนี้ช่วยดึงข้อมูลเครดิตจากแหล่งต่าง ๆ เช่น สถาบันข้อมูลเครดิต (Credit Bureau) หรือฐานข้อมูลภายในองค์กร เพื่อตรวจสอบประวัติการชำระหนี้ สถานะทางการเงิน และประวัติการทำธุรกิจกับลูกค้า
• การคำนวณคะแนนเครดิต (Credit Scoring)
  เครื่องมือวิเคราะห์เครดิตมักมีฟังก์ชันคำนวณคะแนนเครดิต โดยวิเคราะห์ปัจจัยด้านความเสี่ยง เช่น ประวัติการชำระเงิน รายได้ ภาระหนี้สิน และการใช้เครดิต ซึ่งช่วยให้องค์กรประเมินความเสี่ยงในการให้สินเชื่อแก่ลูกค้า
• การวิเคราะห์ความเสี่ยง
  เครื่องมือจะระบุระดับความเสี่ยงของลูกค้าผ่านการวิเคราะห์หลายมิติ เช่น ความถี่ในการผิดนัดชำระ ประวัติการล้มละลาย และสัดส่วนหนี้ต่อรายได้ ทำให้องค์กรมีข้อมูลที่ชัดเจนในการตัดสินใจเกี่ยวกับการให้เครดิตหรืออนุมัติการสั่งซื้อ
• การจัดทำรายงานและการติดตามผล
  เครื่องมือสร้างรายงานสถานะเครดิตของลูกค้า ทั้งแบบรายบุคคลและรายกลุ่ม ช่วยให้ผู้จัดการเครดิตสามารถติดตามผลการวิเคราะห์และตรวจสอบภาพรวมของการให้เครดิตในกลุ่มลูกค้าได้ง่ายขึ้น
• การตั้งเงื่อนไขการอนุมัติเครดิตอัตโนมัติ
  เครื่องมือบางประเภทสามารถตั้งค่าให้อนุมัติเครดิตอัตโนมัติสำหรับลูกค้าที่มีคะแนนเครดิตสูงและความเสี่ยงต่ำ หรือกำหนดให้มีการตรวจสอบเพิ่มเติมสำหรับลูกค้าที่มีความเสี่ยงสูง ด้วยเงื่อนไขและขั้นตอนที่ชัดเจน

4. แดชบอร์ดการเงินและรายงาน (Financial Dashboards & Reporting)

ภาพจาก: https://www.qlik.com/us/dashboard-examples/financial-dashboards

               แดชบอร์ดการเงินและรายงาน (Financial Dashboards & Reporting) สำหรับการจัดการวางบิลและติดตามหนี้ เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามข้อมูลการวางบิลและสถานะการชำระหนี้ของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยนำเสนอข้อมูลสำคัญในรูปแบบที่เข้าใจง่ายผ่านแดชบอร์ดและรายงาน ทำให้ทีมการเงินและบัญชีจัดการกระบวนการวางบิลและติดตามหนี้ได้เป็นระบบ ลดความซับซ้อนของขั้นตอนต่าง ๆ โดยฟีเจอร์หลักของแดชบอร์ดการเงินและรายงานมีดังนี้

• การแสดงข้อมูลทางการเงิน (Financial Data Visualization)
  แดชบอร์ดการเงินนำเสนอข้อมูลสำคัญ เช่น รายได้, ค่าใช้จ่าย, กำไรขั้นต้น, กระแสเงินสด และอัตราส่วนทางการเงิน ผ่านกราฟ แผนภูมิ และตัวชี้วัดที่เข้าใจง่าย ช่วยให้ผู้ใช้งานติดตามและประเมินสถานะทางการเงินของธุรกิจได้รวดเร็วและชัดเจน
• การติดตามตัวชี้วัดหลัก (Key Performance Indicators - KPIs)
  เครื่องมือนี้ช่วยธุรกิจติดตามตัวชี้วัดทางการเงินที่สำคัญ เช่น EBITDA, อัตราส่วนหนี้สินต่อสินทรัพย์, ROA, และอัตรากำไรสุทธิ (Net Profit Margin) ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์
• การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก (In-depth Financial Analysis)
  แดชบอร์ดแสดงข้อมูลเชิงลึก เช่น การวิเคราะห์แนวโน้มรายได้และค่าใช้จ่าย สัดส่วนค่าใช้จ่าย การกระจายรายได้ตามผลิตภัณฑ์หรือแผนก และการเติบโตของธุรกิจ ทำให้เข้าใจโครงสร้างทางการเงินและทิศทางขององค์กรได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
• การสร้างและปรับแต่งรายงานอัตโนมัติ
  เครื่องมือรายงานช่วยให้ทีมการเงินสร้างรายงานอัตโนมัติตามความต้องการ โดยสามารถกำหนดรูปแบบ เนื้อหาของรายงาน และตั้งค่าการส่งรายงานตามรอบ เช่น รายงานประจำเดือนหรือรายไตรมาส
• การวิเคราะห์สถานการณ์และคาดการณ์ (Scenario Analysis & Forecasting)
  แดชบอร์ดบางประเภทสามารถสร้างแบบจำลองการคาดการณ์ทางการเงิน เช่น กระแสเงินสด กำไร-ขาดทุน และการวิเคราะห์สถานการณ์ต่าง ๆ ช่วยให้องค์กรวางแผนการเงินในอนาคตได้ดียิ่งขึ้น

5. ระบบจัดการเอกสาร (Document Management Systems หรือ DMS)

ภาพจาก: https://www.thalesgroup.com/en/markets/digital-identity-and-security/government/identity/issuance/document-management-system

               ระบบจัดการเอกสาร (Document Management Systems หรือ DMS) คือ ระบบที่ช่วยจัดเก็บ จัดการ และค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการวางบิลและติดตามหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะในด้านการจัดการใบแจ้งหนี้ ข้อมูลการชำระเงิน และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการติดตามหนี้ ซึ่งทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นระบบมากขึ้น ช่วยลดการใช้กระดาษ และเพิ่มความสะดวกในการค้นหาและแบ่งปันข้อมูล โดยฟีเจอร์หลักที่ DMS มีเพื่อช่วยในการจัดการวางบิลและติดตามหนี้ ได้แก่

• การเก็บรักษาและจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัล
  DMS ช่วยในการจัดเก็บเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้ สัญญาการชำระเงิน และบันทึกการติดตามหนี้ในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการจัดเก็บเอกสารกระดาษและประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• การค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว
  ระบบ DMS สามารถจัดหมวดหมู่และค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ทันที เช่น การค้นหาใบแจ้งหนี้ตามหมายเลข วันที่ หรือชื่อลูกค้า ช่วยให้ฝ่ายบัญชีสามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญได้รวดเร็วและลดเวลาที่ต้องใช้ในการค้นหา
• การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง (Access Control)
  ระบบสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้ โดยสามารถตั้งค่าผู้ที่มีสิทธิ์ดูหรือแก้ไขเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินหรือลูกหนี้ ช่วยเสริมความปลอดภัยและป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
• การติดตามและตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร (Audit Trail)
  ระบบบันทึกข้อมูลการเข้าถึงและการเปลี่ยนแปลงเอกสาร เช่น ใครเป็นผู้เข้าดูหรือแก้ไขเอกสารเมื่อไร ซึ่งช่วยในการตรวจสอบและติดตามกระบวนการทำงานได้อย่างโปร่งใส
• การสร้างและส่งเอกสารอัตโนมัติ
  DMS สามารถตั้งค่าให้สร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติและส่งเอกสารไปยังลูกค้า รวมถึงการแจ้งเตือนการชำระเงินตามกำหนด ช่วยลดเวลาในการทำงานซ้ำ ๆ และเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

             เครื่องมือเหล่านี้ไม่เพียงช่วยให้การสร้างใบแจ้งหนี้เป็นไปอย่างรวดเร็วและแม่นยำ แต่ยังช่วยให้ฝ่ายบัญชีสามารถติดตามสถานะการชำระเงินของลูกค้าได้ทันทีอีกด้วย ซึ่งทำให้การจัดการบัญชีลูกหนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดทั้งระยะเวลาและความผิดพลาดในการดำเนินงานได้อย่างมาก