10 ข้อดีของ OCR ที่ช่วยลดความยุ่งยากของงานเอกสาร - Xtends

   

ภาพจาก:  https://jobhack.co/articles/data-analysis-x-data-analytic/

แน่นอนว่า OCR นั้นสามารถแปลงข้อความจากเอกสารให้เป็นข้อมูลดิจิทัลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งเป็นการช่วยประหยัดเวลาที่ต้องใช้ในการพิมพ์ข้อมูลใหม่ทั้งหมด อีกทั้ง OCR ยังมีความสามารถในการประมวลผลเอกสารหลายหน้าพร้อมกัน โดยการแบ่งการทำงานออกเป็นหลายกระบวนการและดำเนินการไปพร้อม ๆ กัน (parallel processing)

2. ลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ

ภาพจาก: https://secureframe.com/blog/human-error-prevention

การใช้ OCR จะช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ เนื่องจาก OCR สามารถตรวจจับและแก้ไขข้อผิดพลาดได้ระหว่างกระบวนการแปลงข้อมูล โดยซอฟต์แวร์ OCR บางตัวยังมีฟังก์ชันการตรวจสอบและแก้ไขอัตโนมัติ ซึ่งเป็นการเพิ่มความแม่นยำในการแปลงข้อมูลผ่านการเปรียบเทียบกับฐานข้อมูลคำศัพท์ที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ OCR ยังสามารถปรับปรุงคุณภาพของเอกสารที่มีความคมชัดต่ำหรือมีสภาพไม่สมบูรณ์ ด้วยเทคนิคการประมวลผลภาพที่ช่วยเพิ่มความชัดเจนของข้อความ ทำให้ลดความผิดพลาดที่เกิดจากการสแกนภาพที่ไม่คมชัดได้

3. อำนวยความสะดวกในการเข้าถึงและการค้นหาข้อมูล

ภาพจาก: http://202.44.68.33/node/145877

เชื่อว่าหลายคนที่เคยทำงานกับเอกสารกระดาษคงเคยพบปัญหาในการค้นหาและการจัดระเบียบข้อมูลอย่างแน่นอน โดยเฉพาะเมื่อเอกสารเหล่านั้นมีจำนวนมากและไม่เป็นระเบียบ ซึ่งทำให้การค้นหาและการจัดการข้อมูลกลายเป็นเรื่องที่ใช้เวลานานและซับซ้อน อย่างไรก็ตามปัญหาเหล่านี้จะถูกขจัดไปเมื่อมีการนำเทคโนโลยี OCR มาใช้ในการจัดทำดัชนีเอกสาร (index) ซึ่งจะช่วยให้การค้นหาไฟล์ที่ต้องการนั้นเป็นไปอย่างรวดเร็ว โดยอาศัยการค้นหาด้วยคีย์เวิร์ดที่กำหนดไว้ ทำให้การเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นกลายเป็นเรื่องง่ายและสะดวกมากขึ้น

4. ลดการใช้กระดาษ

ภาพจาก: https://www.storagequarters.com/blog/2018/7/11/your-guide-to-going-paperless

เทคโนโลยี OCR ช่วยลดการใช้กระดาษและส่งเสริมการรักษาสิ่งแวดล้อม ด้วยการลดจำนวนเอกสารกระดาษที่ต้องพิมพ์ใหม่ ซึ่งนำไปสู่การลดพื้นที่จัดเก็บเอกสารกระดาษและลดค่าใช้จ่ายในการจัดการพื้นที่ดังกล่าว นอกจากนี้การใช้เทคโนโลยี OCR ยังเป็นส่วนหนึ่งของแนวทางการเป็น Paperless Office ซึ่งเป็นเทรนด์ที่เกิดจากการใช้กระดาษอย่างประหยัด เพื่อลดความสิ้นเปลืองทรัพยากรและค่าใช้จ่ายภายในบริษัท อีกทั้งยังส่งเสริมการจัดการทรัพยากรอย่างยั่งยืน

5. เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสาร

ภาพจาก: https://wolftcb.com/benefits-of-online-document-management-system-for-each-company-type/

เมื่อเอกสารถูกแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลแล้ว การจัดการกับเอกสารจะกลายเป็นเรื่องที่ง่ายยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในด้านการจัดหมวดหมู่ข้อมูล เทคโนโลยี OCR จะช่วยให้ระบบสามารถระบุคำหรือประโยคที่เกี่ยวข้องในเอกสารและสร้างแท็กหรือคีย์เวิร์ดเพื่อแยกเอกสารตามหมวดหมู่ที่กำหนดไว้ เช่น "บัญชี," "สัญญา," หรือ "การเงิน" นอกจากนี้ OCR ยังสามารถดึงข้อมูล Metadata หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร เช่น ผู้สร้างเอกสาร วันที่สร้าง หรือเนื้อหาเฉพาะเจาะจง ซึ่งสามารถนำมาใช้เป็นเกณฑ์ในการจัดหมวดหมู่เอกสารอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

6. ช่วยในการจัดเก็บข้อมูลจากเอกสารเก่า

ภาพจาก: http://prachatai.com/journal/2021/12/96503

เทคโนโลยี OCR ช่วยในการดึงข้อมูลจากเอกสารเก่าที่อาจจะมีการพิมพ์หรือเขียนลงบนกระดาษที่เริ่มเสื่อมสภาพตามกาลเวลา โดยจะรักษาคุณค่าและความสมบูรณ์ของข้อมูลในระยะยาวไว้ในรูปแบบดิจิทัล ช่วยให้ข้อมูลไม่สูญหายและสามารถเข้าถึงได้ง่ายขึ้นในอนาคต สำหรับเอกสารเก่าที่มีการพิมพ์เลือนลางหรือไม่ชัดเจน OCR ยังมีฟีเจอร์ในการปรับปรุงคุณภาพของภาพหรือข้อความ ซึ่งช่วยให้ข้อมูลที่ถูกแปลงมีความถูกต้องและชัดเจนมากยิ่งขึ้น

7. เพิ่มความสามารถในการทำงานร่วมกัน

ภาพจาก: https://www.zoho.com/th/show/collaborate-and-work-online.html

ข้อมูลที่เป็นดิจิทัลนั้นสามารถนำมาแชร์และทำงานร่วมกันได้ง่ายยิ่งขึ้นผ่านแพลตฟอร์มหรือเครื่องมือออนไลน์ต่าง ๆ ซึ่ง OCR จะช่วยในการแปลงเอกสารมาเป็นไฟล์ดิจิทัล เช่น PDF หรือไฟล์ข้อความ (Text File) ที่สามารถแชร์ผ่านระบบออนไลน์หรือระบบคลาวด์ ทำให้ทุกคนในทีมสามารถแก้ไข เพิ่มเติม หรือใส่ความคิดเห็น และเข้าถึงข้อมูลได้ในเวลาเดียวกัน โดยไม่จำเป็นต้องส่งเอกสารไปมา หากเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการอนุมัติ เช่น สัญญาหรือใบเสนอราคา OCR ยังช่วยให้การเซ็นชื่อหรืออนุมัติร่วมกันระหว่างทีมงานหรือองค์กรกลายเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็วทันที

8. รองรับการทำงานหลากหลายภาษา

ภาพจาก: https://blog.sendsafely.com/multi-language-support

ในยุคปัจจุบัน เทคโนโลยี OCR ได้รับการพัฒนาขึ้นอย่างก้าวหน้า จึงมีความสามารถในการจดจำตัวอักษร สัญลักษณ์ การจัดวางตัวอักษร และโครงสร้างของหลายภาษา เช่น ภาษาอังกฤษ ภาษาจีน ภาษาอาหรับ ภาษาญี่ปุ่น รวมถึงภาษาอื่น ๆ ที่มีตัวอักษรซับซ้อนมากขึ้น เช่น ภาษาฮินดี และภาษาไทย ทำให้สามารถแปลงข้อมูลจากเอกสารในหลากหลายภาษาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

9. ช่วยในการเข้าถึงข้อมูลสำหรับบุคคลที่มีความต้องการพิเศษ

ภาพจาก: https://medium.com/microsoft-design/screen-reader-101-avoiding-ui-failure-3d32369d5d22

ข้อมูลที่ผ่านการแปลงมาเป็นรูปแบบดิจิทัลนั้นสามารถนำมาใช้งานร่วมกับโปรแกรมสำหรับผู้ที่มีความต้องการพิเศษอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น สำหรับผู้ที่มีความบกพร่องทางสายตา หรือผู้ที่มีความยากลำบากในการอ่านเอกสาร เช่น ผู้สูงอายุหรือผู้ที่มีความผิดปกติในการเรียนรู้ (Dyslexia)  OCR สามารถแปลงเอกสารหรือภาพที่มีข้อความเป็นไฟล์ดิจิทัลแล้วนำมาใช้ร่วมกับซอฟต์แวร์การอ่านหน้าจอ (screen reader) หรืออุปกรณ์ที่ช่วยแปลงข้อความเป็นเสียงหรืออักษรเบรลล์ ทำให้ผู้ใช้สามารถฟังหรืออ่านข้อมูลในรูปแบบที่เหมาะสมกับตนเองได้

10. ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก

ภาพจาก: https://adaddictth.com/knowledge/Difference-of-Facts-Insights

OCR ไม่เพียงแต่ช่วยในการแปลงเอกสารให้เป็นข้อมูลดิจิทัล แต่ยังมีบทบาทสำคัญในการช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก (Data Analysis) มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเมื่อ OCR ได้แปลงเอกสารแล้ว ข้อมูลที่ได้นั้นจะถูกนำมาจัดระเบียบในรูปแบบที่มีโครงสร้างเป็นรูปเป็นร่างมากยิ่งขึ้น เช่น ตาราง (Spreadsheet) หรือฐานข้อมูล (Database) ซึ่งสามารถนำไปใช้วิเคราะห์ต่อได้อย่างง่ายดาย